ABBYY Nasıl Yapılır: Ödeme detayları ve miktarları – en önemli bilgiler. Nasıl hızlı ve doğru girilir?

Bu epostada, isim, finansal bilgiler, kayıt kodları ve miktarları gibi bilgileri girerken daha az endişelenerek ve zamandan tasarruf ederek hayatınızı nasıl kolaylaştıracağınızı öğreneceksiniz.

Bugün, ofiste çalışan çoğumuzun aşina olduğu, önemli bir konudan bahsetmek istiyorum: firmanın muhasebe sistemine farklı tiplerde veri girişi. Varsayalım size bir siparişle birlikte bir fatura iletildi. Elbette kağıt şeklinde.  Ya da faturanın taranmış kopyası eposta ile gönderilmiş olabilir. Verileri elle girmeniz gerekir, bu elemanlar için zaman kaybettiren bir iş. Tek bir belge için bile girilmesi gereken çok sayıda bilgi var. Dahası, finans detayları veya miktar gibi bilgileri girmek, bu bilgiler hatayı kaldırmadığı için, çok dikkat gerektiren bir iş. Gözlerin sürekli kağıt belge ile ekran arasında gidip gelmek zorunda olması, bu işlemi daha da zorlaştırıyor. Her şeyi doğru girmek için daha yavaş çalışmalısınız, gözlerinizi zorlamalısınız, her şeyi yeniden yeniden kontrol etmelisiniz.

Hep dedikleri gibi, size iki haberimiz varJ. Kötü haber, bu tür işler sizin sorumluluklarınızın bir parçası, bu rutinden kurtulmak neredeyse imkansız. İyi haber ise, bu işi yapmanın daha kolay ve hızlı bir yolu var! Ve hataların önünü almak çok daha basit. Bu yol, ABBYY FineReader 12 sürümünün hızlı alıntılama fonksiyonunu kullanmaktan geçiyor. Yazılım belirteceğiniz bölgedeki her şeyi “okur” ve içerdiği bilgiyi panoya kopyalar, sizin sadece muhasebe sisteminizde ilgili alana tıklayarak yapıştırmanız yeterli. Bu iş hiç bu kadar basit olmamıştı: imlecinizi bilgiyi seçecek şekilde hareket ettirin, sonra bilgiyi girmek için birkaç tuşa basın, işiniz hemen ve doğru bir şekilde, sorunsuz tamamlanır.

Bunu ispatlamak için, birkaç ekran resmi yardımıyla size nasıl yapıldığını göstereceğim.

Bir belgenin resmini açın (fotoğraf, taranmış resim veya PDF – formatı önemli değil) veya FineReader ile belgeyi tarayın, sonra klavyede doğru tuşları bulmak için uğraşmak zorunda kalmadan iki basit işlemi uygulayın:

1.       Fare ile istediğiniz bölgenin etrafında bir çerçeve çizin:

2.       Çizdiğiniz çerçevenin üstündeki <Kopyala> düğmesine tıklayın ve yazılım tarafından kopyalanan metni (biz "tanınmış" diyoruz) istediğiniz yere yapıştırın (klavyenizde Ctrl+V tuşlarına basarak):

Yazılım bazen ekranın sağ tarafında bazı işaretleri farklı renkte gösterir – bu sembolleri hata olup olmadığını kontrol etmek için inceleyin. Hataları düzeltmek de basit: orijinal resim doğrudan ekran üzerinde yanda olacak. Bu olasılık sizi endişelendirmesin, çok fazla uyarı görmezsiniz, çoğunlukla herhangi bir düzeltme gerekmez. Bu sadece belirsizlikleri görmeniz, düzeltmeniz ve her şeyi mükemmel kılmanız için bir tedbir!