Tanıtmadan hızlı elektronik arşivler oluşturmak

Birçok kullanıcı çok sayıda belgeyle uğraşır. Örneğin, avukatlar her dava ve müşteri için yüzlerce ve binlerce sayfalık belgelerle çalışır. Bu dava belgeleri genellikle aynı anda veya ardarda gelir. Çalışmaya başlayabilmeleri için bunların hızlıca kopyaları alınmalı.

Farklı belgelerin çeşitli şekillerdeki resim dosyalarıyla, tanıtmayı es geçerek, metin alıntılama işlemini sonraya bırakarak, nasıl uygun bir arşiv oluşturulabilir?

ABBYY FineReader 12 ile bunu üç kolay adımda gerçekleştirebilirsiniz.

1. Uygun görüntü önişleme ayarlarını seçin — bunu bir kere yapmanız yeterli.

Otomatik sayfa işleme seçeneğini iptal edin:

Belgelerin fotoğrafı çekildiyse, sayfa kenarlarının algılanması ve arka planın beyazlatılması seçenekleri etkinleştirilebilir (yeşil kutu içindeki seçenekler).

Sonra, Kaydet / PDF sekmesinde aşağıdakileri seçin:

2. Tarama veya fotoğraf makinesinden resim alma.

Belgenin görüntülerini hızlıca elde etmek için otomatik besleyicili bir tarayıcı veya bir dijital fotoğraf makinesi kullanın.

düğmesi kullanılarak tüm belgeler FineReader içine taranır.

Belgelerin fotoğrafı çekildiyse, düğmesine tıklayın, açılan pencerede fotoğraflanan belgeyle ilgili tüm dosyaları seçin ve düğmesine tıklayın — bir süre sonra resimler FineReader penceresinde belirir.

3. Belgeleri ayrı PDF dosyaları olarak kaydetme

Soldaki pencerede ikonu üzerinde tıklayarak ilk belgenin ilk sayfasını seçin:

Oluşan dosyayı kaydederken isim olarak belgede geçen bir metni kullanmak istiyorsanız — örneğin başlık veya alt başlık, hızlı alıntı kopyalama fonksiyonunu kullanarak metni panoya almanın tam zamanı:

· İstenen metni fare ile seçin ve Kopyalar düğmesine tıklayın (seçili alanın üst kısmında beliren çubukta en soldaki ikon):

Seçilen alandaki metin Windows panosunda kaydedilir.

Şimdi ilk belgenin son sayfasını bulun ve Shift tuşunu basılı tutarken üzerinde tıklayın, böylece ilk belgenin tüm sayfaları seçilir.

Artık düğmesine tıklayın (son defasında farklı bir formatta kaydettiyseniz, açılır listeden seçmeniz gerekir).

Dosya kaydetme iletişim kutusunda, panodaki dosya ismini yapıştırın (Ctrl+V):

Kaydedilecek klasörü seçin ve Kaydet düğmesine tıklayın.

İlk belgenin sayfaları kaydedildiğine göre, bunları artık FineReader penceresinden çıkararak tekrar işlenmelerinin önünü alabilirsiniz: klavyenizde Del tuşuna basın ve açılan iletişim kutusunda seçili sayfaların silinmesini onaylayın.

3. adımı paketteki tüm belgeler için tekrarlayın. Açıklayıcı metin biraz uzun gibi görünüyor olabilir, ama anlatılan işlemlerin birçoğu hızlı olduğu için, bu işlem aslında çok hızlı tamamlanır.

Ayrıca, oluşturulan PDF dosyaları okutularak farklı bir formatta kaydedilebilir, örneğin düzenlenebilir formatlardan birinde —alıntılama veya e-kitap— kaydedilerek e-kitap okuyucuda veya tablette detaylı bir şekilde incelenebilir.

Kullanışlı ipuçları

1. Arayüzde doğrudan çalışmak yerine ABBYY HotFolder (FineReader Corporate sürümünde bulunuyor) içinde çalışan otomatik işlemleri kullanabilirsiniz — daha hızlı ve uygun. Ancak tarayıcı yazılımınızın veya çok işlevli aygıtınızın sayfaların çok sayfalı belgelere ayrılmasını desteklemesi durumunda, ayrı dosyalarda çok sayfalı belgeler elde edebilirsiniz.

2. Yazılım arayüzünü, resimlerle olan iş akışınızı akışkanlaştıracak şekilde iyileştirebilirsiniz. Bunun için, Ctrl+F5 tuşlarına basın (Yakınlaştırma penceresini gizleyin) ve pencereler arasındaki sınırı sağa doğru sürükleyerek Metin penceresini küçültün (ama tamamen gizlemeyin!). Tanıma yapılmadan çalışırken bu pencerelere ihtiyaç duymayacaksınız, öte yandan Görüntü penceresinin genişletilmesi, 3. adımı kolaylaştırır.

3. Optimal boyut ve kalite dengesini elde etmek için (hem okuma hem de diğer formatlarda kaydetme olasılığına göre), kaydedilen PDF belgesinin kalite parametrelerini inceleyerek denemeler yapın.

Avantajlar: